推荐者按：2013年年初，中国档案杂志社承办了国家档案局第二届“全国档案管理与服务创新优秀案例”评选活动，共征集案例183件。由于某种原因，评选活动中途停止了，我们觉得是非常遗憾的一件事情。其中，有不少案例富有创新性、探索性和可推广、可复制性，为了不使它们明珠投暗，我们决定通过微信的方式将其推送出来，供大家参考。
案例名称：
创新理念
山东省工商系统使用传统介质（磁带、胶片）及数码影像设备保存有大量珍贵价值的声像资料，且仍采用人工机械方式进行查找使用。本案例利用影视非线性编辑及信息技术把影像资料高品质数字化，编目著录、海量保存，科学管理、快速检索。在有效存档外，对各类媒体提供高画质利用服务，充分体现了影像档案资料的重构、再生和延伸。
创新内容
“影像多媒体档案数据库建设” 是指利用影视非线性编辑技术、多媒体及网络技术把全省工商系统历年积累的、具有较高存史和使用价值且能充分反映全省工商系统发展历史的大量珍贵的录像、录音、照片及文稿资料等高品质数字化，并以海量数字存储设备、规范的编目著录格式、科学的操作流程管理，最终实现影像档案数据资料的采集、上载、编目、检索、下载、转码、迁移、导出、汇集等模块化管理和高效检索利用。一是利用最新影视技术采集、转化、接收各类影像数字化文件；
二是数据上载，管理、组织、著录相关档案管理信息，并使用分级管理技术对数字化文件进行可靠的海量存储；三是检索查阅、分享发现，档案编研再利用。，依托省、，建立了全省工商系统影像多媒体档案管理网络体系，在标准、操作、管理及应用等主要环节实现全省系统一体化。
主要创新内容：
1、构建影像档案数据库，有效管理影像档案内容。档案管理人员使用影像多媒体档案数据库管理平台可有效收集各类影像档案数字文件，并整理组卷。支持常用项目-案卷-文件多层管理方式，支持档案目录、全文管理，支持著录结构、字段自定义；可根据档案管理工作需求，增加新的影像档案类型，使繁琐复杂的影像档案管理工作变得简单化、规范化、实用化。
2、在线上传、收集影像文件，专业高品质视频采集。简单高效的WEB上传功能，可以让档案管理人员不具有影像专业知识，便可上传采集各类影像数据文件，同时提供批量导入、编目工具，简化历史遗留系统整合。支持DVD、蓝光等介质直接导入，提供完善的视音频数字化方案。
3、在线编目、组卷，标准的档案编目结构，智能化的编目、组卷方式，手动/自动组卷可选，实现快速高效组卷整理，降低组卷工作量。提供WEB方式编目著录，可批量、分层、多级编目，支持编目界面自定义，流程化审核，同时支持影像文件属性智能提取，提高编目效率。
4、高效检索，在线影像档案数据预览，充分体现影像档案资料的重构、再生和延伸。在分类编目浏览的基础上，提供类似百度、Google的检索模式，可对影像档案数据库海量信息实现统一检索，提供全文检索、关联检索、高级检索、分类检索等多种灵活快迅的检索模式。强大的在线影像档案浏览功能，不需下载导出即可快速完整浏览视音频、图片、电子文档内容，使档案工作者享受到最新影像科技带来的便利。对于授权内容可以直接从影像数据库内下载利用，支持下载过程审批，支持视频内容输出到专业磁带和DVD光盘介质。特有的视频打点下载技术方便服务编研、宣传利用，不但降低了宣传成本，而且使宣传内容厚重，富有历史感。
5、完善的统计功能，便于对影像档案数据库管理工作进行统计、监控和评估，随时掌握最准确的影像档案数据，展现影像档案管理成效。
6、完善的安全管理，可扩展的云端架构，使系统具有良好的安全性、扩展性。具有影像档案密级管理、授权用户访问控制，确保影像档案数据安全利用。采用可扩展的海量存储设备，应对不断增长的影像数据，采用B/S架构，提供工作流程协同机制，使影像档案数据得到灵活共享与有效管理。
效果及影响
影像多媒体档案数据库的建设目的，一是档案存史；二是开发应用。该系统集影像档案资料的收集、整理、转化、存储、编目检索、交换和服务等诸多功能于一体。首先，由于该项目建设是以省局为中心，整体考虑规划建设问题，在主要设备购置、技术支持与维护、网络传输及档案资料管理应用等方面，实行集中投入、统一管理、协调运行，并最终实现资源共享。由此，可为影像数据库基本建设投入节约资金1700多万元，并为今后开发利用新的档案资源建设提供一种既可行又实用的模式。其次，通过对工商恢复建制30多年来各类历史影像资料的挖掘、收集和整理，抢救并保存了一大批具有存史价值的历史资料，为编写《山东省志•工商行政管理志》提供了许多有价值的史料。第三，在有效保存具有存史价值的影像档案史料的同时，对开展工商历史研究，著书立说，加强工商文化建设，以及为系统内宣传阵地建设，系统外报刊、广播电视、互联网等众多媒体提供更多查询利用服务，不但降低了宣传成本，而且使宣传内容厚重，富有历史感，充分体现影像档案资料的重构、再生和延伸，大大提高了社会宣传效果。同时，也防止了一些重要的历史档案资料老化变质，用完了就扔、存储有限、散落各处，容易丢失的缺点。
该项目为党政机关、企事业单位、院校、群众团体等单位的档案管理部门开发利用新的档案资源建设提供一种新的借鉴模式，具有创新性、适用性和参考示范作用。
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