发挥OA办公系统效率的几点思考
文/01一线
【摘要】从现代企业的现实管理中，我想主要分为两大块的管控，一块以ERP为主的面向结果性的企业管控，主要针对销售、生产、库存、财务、物流等环节的控制，处理的是关键业务。企业除了业务管控之外，另一块还需要对企业的经营过程管控，换句话讲就是对人的管控。毕竟财和物都是人在管，如果人不能得到有效管控，就无法有效的管控好财和物。特别是对于集团型公司，跨地域型公司，结果固然重要，但是过程决定了结果。企业的每一个办公人员都需要使用OA，每一项工作或决策过程都通过OA在记录，每一个制度都通过OA去落实，有了记录，我们就可以回顾与反馈，就可以在过程中了解事实，改变结果。如何应用适当的手段和方法去提高OA办公系统效率是每一家企业所面临的问题。本文试着从信息技术和管理角度，总结几点做法。
【关键词】OA办公系统 效率
公司OA系统为现代化管理提供了有效的手段，为管理人员的决策提供了详尽的、全面的、准确的数据资料。OA不再强调“无纸化办公”，更注重协同发展，它可以产生巨大的效益，为节省信息交流的时间和空间提供了意想不到的好处。企业都把办公自动化系统(OA)作为信息化建设的重点之一进行开发和实施，以期对日常办公流程和信息进行管理，实现信息共享，更有效地提高工作效率。
OA办公系统的自动化具体体现在事务处理上更快、更准确、更全面。为实现这一目标，我们主要采取了以下一些具体方法或措施。
一、充分利用信息通信和数据库模块技术，让系统运行更快
在计算机数据处理技术的驱动下，各种内部管理信息系统，通过OA系统的网络互联技术，融为一体，为管理者提供电子邮件、数据库、知识库,共享办公编辑工具、决策支持等系统。可是，随着系统功能的扩展，网速日趋缓慢，自然影响OA系统运行效率。为实现系统运行更快这一目标，必须建立良好的通信环境和计算机网络系统。这里涉及到传输技术、数据和数字通信技术、软件技术、网络技术和终端技术。在传输技术方面，组网时，主干传输采用了具有高带宽和高可靠性的光纤传输。数据和数字通信解决的是数据高速、数字交换等；软件集中在各种传输、通信、网络、会话和应用层的软件上(如各类传输、通信规程、异构互联的网络协议、Gateway在应用中的实现)；网络技术体现在路由器、网络交换设备、网管软件等方面；终端技术包含多媒体的终端、多功能的终端，以及图像图形的质量、色彩、多画面、可选性等。可以说计算机的网络和通信技术为OA系统起到桥梁作用。
再者，有了硬件作基础，在对软件系统考虑需求之初，基于协同管理应用平台整体架构设计，采用了这样的一种思想，系统中的功能模块：知识管理，客户关系管理，项目管理，资产管理，财务管理，人力资源管理和工作流程管理统一调配下协同为企业的运作服务。当启动某一个模块的时候，其他的关联模块便可以随之启动，并一起协同工作，产生强大的系统联动效用，大大加强单一模块的功能，达成协同的功效。系统联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案，使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。
一个核心模块的运转能够带动其它六个模块的运转，大大加强该模块的功能，同时提高系统的协同性，满足企业的协同管理所需。比如：在系统中运行 CRM 模块：则其它模块如 HRM 模块为CRM 提供对人的管理，PROJECT 为其提供市场活动的管理，DOCUMENT 为其提供知识文档的管理，WORKFLOW 为其提供流程审批的功能，FINANCIALS 为其提供财务分析功能。
一个软件能不能称的上协同管理应用平台，并不是这个软件系统包括多少功能模块，各类功能模块的简单堆积不能称为协同。正如一个企业虽然各类部门齐全，但不能为公司同一个目标协同运作，那么这样的部门只是形同虚设。公司协同管理应用平台整体软件选型时，就考虑了协同管理的思想，需求分析过程中，要求平台做到各个管理功能模块强相关联，因此，对我们每一个用户来讲，处理一个信息不需要知道它是属于哪个模块来管理，在同一界面他只要提交这个信息就可以，公司协同管理应用平台就能自动提交到相关的模块来处理每一个用户的请求信息，为系统运行更快提供了保障。
二、合理利用平台具有的性能，让系统在事务处理上更准确、更全面
OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，平台的设计思想是让你可以尽情的建立与贯彻你的管理方法。
传统的解决方法只是站在信息的“一维单线程”视角上来提出解决方法的，这样势必为了管客户就建一个客户管理系统、为了管文档就建一个文档管理系统、为了管人员就建一个人员管理系统、为了管流程就建一个流程管理系统等等。虽然这些系统短期内能够为企业解决一部分问题，但是关键问题是企业内部这些要管理的要素都是相互强关联，要管好客户必要要管好人员，要管好人员必须要把人在公司工作的痕迹都能够记录下来才能完整的评价一个员工的绩效。
如果我们把一个组织进行抽象理解，那么在任何一个企业和单位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知识的要素、客户资源的要素、项目事件的要素、物的要素和财的要素。这七大要素并不孤立存在必定是相互之间强关联的，同时这些要素在企业组织内部的各个部门之间进行流转。
企业单位一直在寻找一种能够把企业单位的各个要素在一个平台上“立体多线程”的进行管理，公司协同管理平台的“协同矩阵”模型就是为了达成企业的这个关键需求而设计。
基于平台的这种性能，我们在推广应用的时候，首先必须把准系统关注的重点。作为一个企业或单位的层次领导对信息的要求必定也是全方位的信息获取，比如一个老总想了解一个员工在公司的情况 , 他必定会关注：该人在自己企业的所有任务完成情况如何？该人在企业的知识贡献和积累情况如何？该人在企业所负责的客户或供应商情况如何？该人在企业所负责的项目情况如何？该人在企业所参与发起和审批的流程情况等等，最终这个人在企业内部的所花费的费用和为企业带来的收益情况如何？所有这些信息都是领导在关注一个员工的时候会关注的信息，而不只只是人员档案资料。
其次，促使管理方法由定性向定量发展。同时，由于上述多项技术的综合运用，为管理由集权向分权转变创造了条件。为此，做好权限的设置是前提条件。 OA系统中各种权限的设计及实现是系统管理的重要工作之一，各个数据库系统及操作系统平台都提供了一定的功能。在开发和利用OA系统时，可以充分利用系统平台所提供的各种安全机制，尽量减少自己的编程工作。就系统而言，它提供多种形式多级别的安全控制，包括Notes域级安全控制、服务器级安全控制、数据库级安全控制、表单级安全控制、文档级安全控制、区段级安全控制以及字段级安全控制，能够很好地满足各种安全权限的设计需要。充分利用这些完善的安全机制，在设置系统的权限时，可以做到事半功倍。
第三，促使流程规范，提高系统编辑效率。比如，文件的逐级批签是办公的重要形式，一般过程为: 起草→部门审核→其他部门会签→领导签发→整理打印→归档。现在流行的OA系统都能把流程设计成自定义形式，由起草人或管理员设定流程，文件的批签按此流程进行。这种方式仍存在一定的缺陷，因为实际的办文过程复杂多变，每个文件的办理过程都不尽相同，而由文件起草人或管理员事先设定流程显然不够合理，因为文件传到领导批签时，多数情况是由领导决定下一步应该传给谁及如何办理。因此，如果把批签流程的选择权提供给当前办事人，由他决定下一步的办事人以及办理任务，这样处理不仅符合实际的文件处理程序，而且编程也会变得十分简单。而在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。为此，当我们把流程规范好了的时候，就要熟悉Microsoft Word字处理等镶嵌软件的操作。这样，当流程结束时，文件个性痕迹随之保留。
第四，通过系统培训，倡导一种制度文化。中国大多数企业已经走过了小规模经营之路，现在的市场竞争环境已经不是依靠公司老板或者管理层的个人能力，而是取决于你的组织整体能力。对于组织而言，关键就是制度化的执行，我们不倡导精确化的管理，但是我们倡导关键性管控管理，抓住并控制住核心点就可以，这些核心点不是依靠人为的督促与知道，不是依靠老板的个性，不是依靠内部的关系，而是制度。人治走向法治，模糊化管理走向关键制度化管理。OA软件的核心点就是如何帮助企业建立关键管控体系，有指令、有方向、有监控、有反馈、有改善的闭环。而公司企业制度下的成长文化，领导和员工关注点不同。对于老板来讲，最关注的是财务绩效、市场与客户的成长、内部运行效率、组织的成长四个方面。对于经营者来讲这是核心，公司能不能挣钱，公司的市场占有与客户的满意与忠诚是否达到目标，内部管控是否有效，组织是否在不断的提升，如果缺少任何一个方面，这个企业是不健康的，所以这四个方面很关键。对于员工来讲，他所关心的就不是这四个方面，员工基于自身也有四个方面，企业文化、价值实现与认定、学习与成长、薪资与福利。缺少其中一项，你的员工就有可能会离开你的企业，因为没有一个人喜欢呆在一个自己并不喜欢的氛围中，也没有人会喜欢待在一个不能被认可的公司，尤其是当您为企业贡献了很多，但是没有人认可，但是一旦你做错一件事情马上就有人不断的批评你。如果你的企业缺少一个让大家都认同的企业文化，也无法及时给与员工与肯定，你可能需要注意一下，也许他们的离开是迟早的事情。所以如何让管理层关注企业的关键的同时也可以关注到员工的心态。OA系统的职责就是在这里，首先OA就是一个互联网上的一个虚拟的企业，在这个虚拟社会中你可以感受到你身边有很多同事在一起奋斗，当你有了困难，你随时可以找到可以协助你的人。OA就是一个好的载体，它不但可以提供一个共同让他们打破时间与空间的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奋斗，同时也是员工展现自己的最好平台，因为你在OA系统中做过的任何一个痕迹，你的领导，您的管理层甚至你的老板都可以看到，那怕只是一个计划，一个文档。
在实际工作中，我们发现，计算机用于公文处理上的优势在于文件的积累和再利用、流程的跟踪和共享的容易程度、历史文件的检索以及广域网上各部门文件的传输等，而是否采用计算机代替手工圈阅、保留痕迹等只是枝节问题。因此，在设计系统时，必须抓住主要矛盾，解决用户最迫切的要求，充分考虑系统的长期发展。
（于2009.12.11夜）
作者简介：罗余作，男，汉族，1965年11月出生，江西吉安永和人，中共党员，高级工程师，网络与信息管理师，中国知名专家学者，著名科技工作者。1982年考入江西工业大学（今南昌大学）机械制造工艺与设备自动化专业学习。1986年7月毕业并荣获工学学士，8月听从国家分配参加工作后，长期从事设备技术、企业管理、网络与信息技术。现任某央企信息部门主任，吉安市制造业信息化指导专家。个人辞条列入大型文献《走进大家》、《中国知名专家学者辞典》、《世界优秀专家人才名典》、《百度百科》、《世界名人录》等大型文献。目前系中国通俗文艺研究会，中国作家（交流）协会等十多个学会会员；系全国科监委行业发展战略委员会副理事长，全国品牌委行业调查委员会副理事长，全国高科技创新品牌产业发展研究课题组区域理事长、专家团成员。
日常爱好探索写作摄影，作品主要有专业论著、科技论文、讲义（课件）、调研报告、案例、QC成果、创新成果，文学杂文、小说、评论、散文、游记、诗词、格言、评论、新闻及摄影。在国内重要学术期刊、交流会议和网络媒体上发表论文50余篇。在报刊媒体发表新文学作品300余篇。在《中国作家文库》等各类书籍、报刊和文学网发表作品500余篇。在专业领域，曾多个年度荣获“江西省青工双增双节建功赛先进个人”、“江西省质量管理小组活动卓越推进者”、“江西省企业信息化工作先进个人”等荣誉称号，十多项科技和创新成果、技术改正重大成果荣获省部级和市级表彰。在文学领域，50多篇作品应邀参赛获奖，曾荣获 “中国诗词名家”、“中国当代实力派作家”和“当代百强才子”等荣誉的称号。
作者自述：我的业余只想静守自己的内心，做岁月里的宁静人。起名“01一线”网络昵称，故名我是一线的设备技术、网络与信息化工作者。平时喜欢随笔写点人生经历和感悟文字，用以调理白天强于工科的头脑。
记得在我40岁生日那天，一位朋友给我发过一条短信：“你，一口气在人生的跑道上跑了N圈。今天，又到了起跑点。累了吧？休息一下吧。明天你又将开始新的一圈。而我，将一如既往的站在跑道边为你呐喊助威。”我回复朋友说：人生是一场自我完善的修行，所有的经历，无论悲喜，都为塑造更完美的自己，待那时，即使青春不再，年华已逝，也终究会遇见最美的自己。如果把人生比作一次旅行，降生人世，我们就坐上了生命的时光列车。如果按生命83年计，我们的人生时光也就只有3万天。可是，仔细想想，我们会发现，这些日子，我们没有多少是属于自己的豪迈之行。
感念之余，我回顾了过去，检讨了自己。认定了两点体会：一是要把人生奉献给那些永恒不变的事物，因为生命的伟大用途，是要把它花费在比本身寿命更为长久的事物上面。二是要决心为年岁增添生命，因为思想得最多，感受到最高尚的东西，做出最佳行为的人，生活得最丰富。
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